Переезд офиса — это большая логистическая проблема. Ко всему процессу следует должным образом подготовить не только оргтехнику и элементы обустройства, но и сотрудников. Выбор мувинговой компании и даты, на которую лучше всего завершить весь процесс, — это только начало. Специалисты компании CarGoo помогут организовать весь процесс от начала и до конца. Кроме того, необходимо обезопасить документы, провести инвентаризацию мебели и техники, сообщить подрядчикам о смене места работы, а тем временем адаптировать новое офисное помещение под требования компании.
Рамочный план действий при переезде офиса
Планирование офисного переезда следует начинать с составления плана действий. Лучше всего поместить его в файл на сервере компании или в облаке. Редактировать файл должны только лица, ответственные за переезд.
План переезда можно разделить на этапы. Это может выглядеть так:
- Выбор транспортной компании,
- Определение даты переезда,
- Адаптация нового офиса к потребностям сотрудников,
- Проведение инвентаризации оборудования и мебели,
- Упаковка оборудования и документов с помощью компании,
- Офисный переезд,
- Распаковка оборудования и начало работы в новом офисе.
Выбор мувинговой компании
На первом этапе следует нанять транспортную компанию. Помощь профессионалов окажется неоценимой, когда важно время и эффективное выполнение всего процесса. Специалисты компании, ознакомившись с масштабами переезда, посоветуют, как это сделать наиболее эффективно.
Определение даты переезда
Важно, чтобы весь процесс переезда был как можно короче. Выбор правильной даты, которая будет известна всем сотрудникам заранее, позволит подготовиться ко всему процессу.
Адаптация нового офиса к потребностям сотрудников
Если руководитель собирается сменить мебель компании, то переезд – самое подходящее время для этого. Стоит хорошо спланировать новое офисное пространство. Прежде всего, следует решить, планируется ли оборудовать традиционный офис или модный в последнее время Open Space. Последнее решение повышает эффективность сотрудников и облегчает общение. Однако его часто отрицательно оценивают из-за большого количества шума и отсутствия уединения.
Проведение инвентаризации оборудования и мебели
Перед переездом стоит провести инвентаризацию своего оборудования и фурнитуры. Сейчас хорошее время для продажи мебели, которая занимает место, а не используется. Тщательный перечень всего оборудования позволит поддерживать порядок во время переезда, а также сразу после него, когда каждый сотрудник хочет как можно быстрее адаптировать рабочее место в новом помещении.
Переезд офиса
Если весь процесс хорошо подготовлен, сам переезд не займет много времени. Сотрудники мувинговой компании заберут все коробки и мебель и разместят их в автомобилях согласно нумерации. Соответствующая маркировка позволит избежать беспорядка в новом офисе.